Metode Brainstorming

Media : Kertas A4

Ada beberapa perangkat management (management tools) yang dapat digunakan Team dalam mengefektifkan rapat (meeting) yang mereka selenggarakan. Salah satu di antaranya adalah brainstorming, yaitu suatu bentuk musyawarah singkat yang digunakan untuk mendapatkan ide sebanyak-banyaknya. Cara musyawarah ini dilakukan untuk membuka kesempatan kelompok / gugus tugas (Team) guna berfikir kreatif, yang dirasa lebih efektif daripada menggali ide seorang diri.
Brainstorming adalah piranti perencanaan yang dapat menampung kreativitas kelompok dan sering digunakan sebagai alat pembentukan konsensus maupun untuk mendapatkan ide-ide yang banyak. Teknik brainstorming merupakan salah satu cara mendapatkan sejumlah ide yang mudah dan menyenangkan para pesertanya. Karena mereka boleh bebas menyampaikan pendapatnya tanpa ragu-ragu atau takut salah sepanjang masih dalam topik bahasan. Setiap peserta mendapatkan kesempatan atau giliran untuk berpartisipasi melontarkan idenya sampai habis.
Ada beberapa alasan mengapa brainstorming digunakan oleh suatu Team untuk menghasilkan ide-ide, yaitu:
a. Meningkatkan kepedulian dan partisipasi anggota Team.
b. Menghasilkan banyak ide-ide dalam waktu yang relatif singkat.
c. Mengurangi keinginan anggota Team untuk merasa paling mampu dalam memberi jawaban yang benar.
d. Mengurangi kemungkinan berkembangnya pemikiran negatif (negative thinking) di antara mereka.
TUJUAN DAN MANFAAT
Brainstorming atau sumbang saran memiliki tujuan untuk mendapatkan sejumlah ide dari anggota Team dalam waktu relatif singkat tanpa sikap kritis yang ketat.
Ada beberapa manfaat yang bisa diperoleh suatu Team atau organisasi dengan melakukan teknik brainstorming, di antaranya adalah:
a. Mengidentifikasi masalah.
b. Mencari sebab-sebab yang mengakibatkan terjadinya masalah.
c. Menentukan alternatif pemecahan masalah.
d. Mengimplementasikan pemecahan masalah.
e. Merencanakan langkah-langkah dalam melaksanakan suatu aktivitas.
f. Mengambil keputusan ketika masalah terjadi.
g. Melakukan perbaikan (improvements).
METODE
Brainstorming dilakukan dengan metode:
a. Putaran bebas (free wheel).
Metode putaran bebas memberi kesempatan kepada peserta untuk menyampaikan idenya secara bebas, tanpa menunggu urutan atau giliran bicara secara teratur. Dituntut kemampuan untuk menahan diri dan kemahiran dalam menyampaikan ide agar tidak saling mengganggu antar peserta meeting.
b. Putaran teratur (round robin).
Metode putaran teratur memberi kesempatan kepada peserta untuk berbicara sesuai gilirannya secara teratur. Untuk menghemat waktu, peserta yang belum memiliki ide akan dilewati, dia bisa mengucapkan “terus“ atau “lanjut“ yang maksudnya memberi giliran pada peserta berikutnya.
LANGKAH LANGKAH TEKNIS
Langkah-langkah dalam melaksanakan brainstorming, yaitu:
a. Persiapan.
1. Mengundang peserta meeting.
2. Memberikan agenda acara materi yang akan dibicarakan.
3. Mempersiapkan ruangan dan fasilitas pendukung lainnya.
b. Pelaksanaan.
1. Menentukan batasan waktu yang digunakan.
2. Menetapkan pimpinan meeting dan pencatat pembicaraaan (notulis).
3. Menetapkan aturan main (rule of the game) bersama.
4. Menentukan metode yang digunakan dalam brainstorming.
5. Memberi kesempatan kepada para peserta untuk menyampaikan ide-idenya.
6. Menuliskan setiap ide yang dilontarkan peserta.
7. Melakukan pengelompokan ide yang sejenis.
8. Melakukan pembahasan ide-ide.
9. Mengambil keputusan.
10. Menyimpulkan pembicaraan.
ATURAN MAIN
Aturan main dalam brainstorming perlu dibuat dan dijelaskan oleh Team Leader. Agar cara ini efektif, setiap peserta harus mematuhinya. Adapun aturan main tersebut antara lain:
a. Untuk metode Free wheel.
1. Setiap peserta yang akan berbicara harus menunjuk jari.
2. Peserta berbicara atas penunjukan pimpinan meeting (Team Leader).
3. Peserta boleh menyampaikan beberapa ide dalam satu topik pembicaraan.
4. Diberikan kesempatan khusus pada peserta yang belum sempat menyampaikan idenya.
b. Untuk metode round robin.
1. Peserta berbicara secara bergantian. Berputar dari kanan ke kiri berlawanan dengan arah perputaran jarum jam.
2. Setiap peserta hanya boleh memberikan satu ide untuk setiap putaran.
3. Tidak seorangpun diperkenankan memberikan ide sebelum tiba gilirannya.
4. Tidak diperkenankan untuk mengkritik atau mengeluarkan perkataan yang menyakitkan terhadap ide yang dikemukakan peserta lain.
5. Tidak diperkenankan untuk mengevaluasi suatu ide yang dilontarkan.
6. Bagi peserta yang belum siap pada gilirannya mengatakan “terus” atau “lanjut”.
7. Dilakukan beberapa kali putaran sampai tidak ada lagi ide yang akan disampaikan.
DOKUMENTASI
Pencatat melakukan pencatatan ide yang dilontarkan setiap peserta. Diusahakan Setiap peserta dapat melihat apa yang dicatat , sebaiknya digunakan flip chart, OHP transparency atau Screen. Papan tulis dan block note dapat digunakan sebagai alternatif. Dilakukan konfirmasi apakah yang ditulis pencatat sama dengan ide yang dimaksudkan peserta yang melontarkannya. Bila perlu pimpinan meeting menegaskan kembali apa yang disampaikan oleh peserta.
TINDAK LANJUT
Setelah sejumlah ide terkumpul selanjutnya dilakukan:
a. Meninjau ide tersebut satu persatu.
b. Ide yang hampir sama kemungkinan dapat disatukan, ide yang belum jelas perlu ditanyakan kepada peserta yang bersangkutan.
c. Mana ide yang akan dipilih, bisa dilakukan pengambilan keputusan dengan permufakatan atau suara terbanyak (voting).
d. Menyempurnakan ide yang telah disepakati.
e. Mengambil kesimpulan dan alternatif tindak lanjut.
HAMBATAN
Dalam melakukan teknik brainstorming dapat timbul beberapa hambatan yang disebabkan antara lain:
a. Peserta tidak mematuhi aturan main, misalnya:
- Memberi komentar terhadap ide yang dilontarkan peserta lain.
- Dalam satu putaran, seorang peserta melontarkan lebih dari satu ide.
- Seorang peserta yang belum sampai gilirannya sudah menyampaikan idenya.
- Ada peserta yang mendominasi atau memotong pembicaraan peserta lain.
- Ada peserta yang bertanya pada saat proses berlangsung.
b. Pencatat merubah ide (baik isi maupun maksud) yang dilontarkan oleh peserta.
c. Peserta tidak mampu melihat masalah dari berbagai sudut pandang.
d. Hambatan non teknis, seperti: takut salah, kurang antusias dan kurang ada kerja sama.
Mengingat hambatan tersebut, Team leader perlu memberi dorongan, teguran dan arahan kepada peserta untuk membantu kelancaran proses. Disamping itu, para peserta sendiri dituntut untuk menyadari prinsip-prinsip aturan main.
PERLU DIPERHATIKAN
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan bila suatu Team membicarakan permasalahan dengan teknik brainstorming, yaitu:
a. Agenda acara yang akan dibahas dibagikan sebelum meeting dimulai.
b. Mempersiapkan Team leader dan notulis yang cakap dalam memimpin meeting.
c. Catatan ide diperlihatkan kepada seluruh peserta pada saat ide itu dilontarkan.
d. Memberi kesempatan kepada peserta yang mengalami hambatan untuk mengemukakan ide-idenya pada kesempatan khusus.
PENUTUP
Pada dasarnya brainstorming adalah merupakan salah satu bentuk musyawarah, atau tepatnya meeting. Hanya saja di sini dituntut untuk menghasilkan ide sebanyak-banyaknya dalam waktu yang relatif singkat. Ide-ide itu kemudian disarikan dan diperdalam, selanjutnya disimpulkan untuk ditindak lanjuti. Adab musyawarah juga berlaku dalam brainstorming, namun bentuknya perlu disesuaikan dengan karakteristik teknik ini.
Perlu diketahui, bahwa ide-ide yang dikeluarkan dalam brainstorming terkadang relatif masih mentah dan merupakan opini para peserta. Karena itu masih dibutuhkan dukungan fakta, data dan analisa yang lengkap pada kesempatan lain.